ההצעה המיוחלת הגיעה? החלטתם להינשא?
אחת הפעולות הראשונות המומלצות עבורכם היא להעריך את כמות המוזמנים שלכם ולפיכך לקבוע על כמה מוזמנים עליכם להתחייב לאולם.
לפניכם מחשבון המבוסס על סטטיסטיקה ושיטות חישוב מקובלות בענף האירועים- לחישוב כמות המוזמנים עליהן תתחייבו לאולם בהתאם לכמות המוזמנים אותם תזמינו לאירוע:
מספר המוזמנים עשוי להשפיע ישירות על סוג האירוע, אופיו, עלותו וכמובן המיקום בו הוא יתקיים.
לפני שמתחילים בסבב האולמות, תכנונים לחתונה בחצר הבית או כל רעיון אחר מומלץ לגבש דעה וכיוון על אופי והתנהלות האירוע.
מומלץ לתאם ציפיות בין בני הזוג לבין עצמם וכן בין בני הזוג ומשפחותיהם לגבי אופי וגודלו של האירוע, על מנת למנוע מתחים מיותרים בהמשך. לדוגמא, אם אתם מעוניינים באירוע מצומצם שעשוי להגביל את ההורים במספר המוזמנים, כדאי להודיע על כך בזמן, כדי שבעת סגירת החוזה באולם קטן המיועד ל 200 איש ההורים לא יתאכזבו מכך שהם לא יכולים להכפיל את רשימת המוזמנים שלהם (וזה קורה לפעמים…).
אז איך עובד המחשבון?
המחשבון מתייחס לרשימת מוזמנים סטנדרטית בה קיימים מעגלים טבעיים של מוזמנים- משפחה קרובה, משפחה רחוקה, חברים, חברים של ההורים, קולגות לעבודה, קולגות לעבדוה של ההורים.
חוק החישוב הבסיסי אומר שככל שתזמינו יותר אנשים, ככה יגדל הסיכוי שיותר אנשים יבריזו. יש לכך 2 סיבות עיקריות:
1. ככל שמספר המוזמנים גדל, רב הסיכויים שאנו מתרחקים במעגלי הקרבה. מוזמנים פחות קרובים חשים פחות מחויבות להגיע לאירועים ולכן עולה הסיכוי שאכן לא יגיעו.
2. ככל שמספר המוזמנים גדל, מבחינה סטטיסטית עולה הסיכוי שמישהו יעדר: עקב נסיעה לחו"ל, מחלה, אירוע מקביל ועוד.
לפיכך שיטת החישוב תואמת את מספר המוזמנים ההתחלתי:
- אירוע אינטימי: עד 100 מוזמנים. לרב יהיה מדובר במשפחה הקרובה והחברים הקרובים ביותר. אחוזי ההברזה יהיו קטנים מאוד- מומלץ להתחייב על מספר המוזמנים פחות 5%.
- אירוע מצומצם: 100-250 מוזמנים. גם בתחום הזה אחוז אי ההגעה יהיה נמוך יחסית- מומלץ להתחייב על מספר מוזמנים פחות 10%.
- אירוע קטן: 250-350 מוזמנים. מומלץ להתחייב על מספר המוזמנים פחות 15%.
- אירוע בינוני: 350-450 מוזמנים. מומלץ להתחייב על מספר המוזמנים פחות 20%.
- אירוע גדול: 450-600 מוזמנים. מומלץ להתחייב על מספר מוזמנים פחות 25%.
- אירוע גדול מאוד: 600-800 מוזמנים. מומלץ להתחייב על מספר מוזמנים פחות 30%.
- אירוע ענק: 800 מוזמנים ומעלה. מומלץ להתחייב על מספר המוזמנים פחות 40%.
