בהמשך לפוסט שמדבר על השלב הראשוני בו מחליטים על כמה מוזמנים להתחייב לאולם, הפוסט שלפניכם מדבר על השלב הסופי- סידורי הושבת אורחים.
נקודת המוצא של הפוסט היא שאני בעד סידורי הושבת אורחים בחתונה. יש לנושא מצודדים ויש מתנגדים, אם כי לאט אבל בטוח נושא הושבת המוזמנים הופך להיות כמעט מאסט בחתונה.
למה להושיב את האורחים?
בעיני זה מכובד יותר ומרמז לאורח ששמרתם לו מקום כדי שלא ימצא את עצמו יושב עם אנשים שהוא לא מכיר או לא אוהב ויותר גרוע מזה, מחפש מקום ישיבה מעל 10 דקות.
מעבר לכך זה חוסך הרבה "זמן אירוע", כולם יודעים היכן הם צריכים להתיישב וכמה דקות אחרי החופה אפשר להתחיל את המסיבה רשמית.
אבל הסיבה החשובה ביותר בעיני, היא העניין הכלכלי. כאשר יש סידורי הושבה, הכל מבוקר יותר וקל יותר לראות היכן יש מקומות פנויים בהם ניתן להושיב אנשים מבלי לפתוח מקומות רזרבה מיותרים.
אז איך עושים את זה?
שלב ראשון- אישורי הגעה
כשבוע לפני האירוע מומלץ לוודא עם כל רשימת המוזמנים האם הם יגיעו לאירוע ואם כן- כמה אנשים מגיעים בפועל. יש כמובן אנשים ברשימה שמובן מאליו שהם יגיעו, אבל שימו לב לוודא עם חברים קרובים לגבי בני הזוג (אם בני הזוג הם לא "מהחבר'ה שלכם", יתכן מצב שהם יבחרו לא להגיע למרות שברור ומובן שהחבר דווקא כן מגיע). את אישור ההגעה מומלץ לעשות ע"י צד שלישי: חברה המספקת שירות אישורי הגעה חברים או משפחה שיזדהו כנציגי האולם. א' כי לאנשים אין תחושת אי נעימות כאשר מישהו זר מוודא איתם הגעה, ב' כי לא כ"כ נעים לשמוע בעצמך אנשים מסרבים להזמנה לחתונה שלך.
בזמן האישורים חשוב לשים לב (ולסמן ברשימות) ל: אנשים שאומרים שיגיעו אבל נשמעים מתלבטים, אנשים ש-אולי-יגיעו עם בת/בן זוג, משפחות שלא בטוחות אם יגיעו עם/בלי הילדים וכו' (אלה יהיו "המבריזים הפוטניאלים" שלנו). אגב כחוק ,מי שאומר "אולי" בטלפון מתכוון להגיד "לא".
שלב שני- שלב 10%
מתוך רשימת המאשרים שלנו יש להוריד 10%. לפי הסטטיסטיקה הרווחת זו תהיה כמות האנשים שתגיע לחתונה (אלא אם חלילה יקרה משהו יוצא דופן).
כלומר, בשלב הזה ניתן להתחייב לאולם על מספר מוזמנים סופי= מס' המאשרים0.9X , מס' הרזרבות= מס' המאשרים0.1X (אלא אם כן האולם מציע מעצמו מספר גבוה יותר של רזרבות).
שלב שלישי- רשימת "המבריזים הפוטנציאליים"
מבחינה סטטיסטית 10% מהמאשרים לא יגיעו לאירוע. לא מתוך רוע אלא מסיבות לגיטמיות כגון מחלה, אי מציאת סידור לילדים, טיסה בהולה לחו"ל או אפילו אי נעימות לסרב בזמן אישורי ההגעה (שזה קצת מרושע). לא רק זה- יתכן ויבריזו יותר מ10% מהמאשרים, אבל סביר שיצוצו פתאום אנשים שלא אישרו את הגעתם ויחד זה יתאזן על איזור ה-10%.
מתוך כל רשימת המאשרים אנחנו צריכים לאתר ולסמן את אלה שכנראה לא יגיעו (אם כי בסופו של דבר אנחנו נכין להם פתק הושבה). מספרם אמור להגיע בדיוק ל- 10% מכלל המאשרים. הדגמה מספרית: אם אישרו הגעה 300 איש, רשימת המבריזנים הפוטנציאלים תכיל 10% שהם 30 איש. לתוך הרשימה הזו נכנסים אלה שנשמעו מהוססים בטלפון, בני הזוג ש-אולי- יגיעו, הילדים של אלה שלא היו בטוחים שיגיעו עם ילדים, מבריזנים כרוניים, שכחנים כרוניים וכו'. את המבריזנים יש לסמן בכוכבית, הדגשה או עט בצבע שונה.
שלב רביעי- חלוקה לקבוצות
את רשימת המשתתפים יש לחלק לקבוצות. הקטגוריות הנפוצות הינן: משפחה אמא/אבא של החתן, משפחה אמא/אבא של הכלה, חברים חתן/כלה, עבודה חתן/כלה, חברים הורי חתן/כלה, עבודה הורי חתן/כלה וכד'. מומלץ לנסות לאתר מחנות משותפים בין הקבוצות השונות על בסיס קרבה, גיל וכד' על מנת למקם אותם בשולחנות בהתאם ואף לשלב מוזמנים משתי קבוצות שונות באותו שלחן.
שלב חמישי- הושבה בשולחנות
את ההושבה עושים על פי סקיצה של מקומות הישיבה שמקבלים מהאולם. מחליטים באופן כללי כמה אנשים ישבו בכל שולחן- בדרך כלל מדובר על 10-12 מוזמנים לשולחן. לאולם האירועים אתם מגישים סקיצה (שאינה שמית) וכוללת את מספר המקומות שהאולם צריך לערוך בכל שולחן. בדרך כלל מומלץ להושיב 10 אנשים בשולחן, אבל אם זה יותר נח מבחינת ההושבה ניתן להושיב גם 11 או 12.
כעת מתחילים לסדר את המוזמנים לפי שולחנות:
קבוצת מוזמנים שתמלא שולחן ותגיע בוודאות מומלץ לשים בשולחן עם מספר קבוע- לדוגמא, שולחן מס' 16.
קבוצת מוזמנים שממלאת יותר משולחן אחד וסביר להניח שיש בה "מבריזים פוטנציאלים" מומלץ להושיב בקבוצה של כמה שולחנות , ולרשום בפתק הושבה שולחנות 13-14-15. לפי חישוב של 10 מקומות סביב שולחן, בשלושת השולחנות יש 30 מקומות. מומלץ להכין פתקים ל-34 אנשים (10% יותר מהמקומות) כך שאנשים שיגיעו יפצו על מקומם של אלה שלא הגיעו לאירוע.
במקרה הכי "גרוע" באמת יגיעו כל ה-34- נציג המשפחה (עליו ידובר בהמשך) יעזור להם למלא חורים במקומות אחרים או לחילופין לקחת כיסא וסכו"ם ממקום שנותר ריק ולהעביר לשולחן (שבמקור יש בו מקום ל-12 מוזמנים).
לגבי המיקום הפיזי של הקבוצות- את הצעירים כדאי להושיב במעגל הראשוני סביב רחבת הריקודים, כדי שתהיה להם גישה נוחה. את המבוגרים כדאי להרחיק מהרחבה וממולץ להושיב קרוב לשירותים. את המשפחות הקרובות של החתן/כלה מומלץ להושיב כל אחד בקצה אולם אחר- כדי שיוכלו בזמן החופשי להשקיף על הנעשה באולם משתי זוויות שונות.
טיפים חשובים:
1. למנות אחראי/שניים מהמשפחה או החברים שאתם סומכים עליהם על מנת שידאג למצות את כל המקומות הפנויים לפני שפותחים רזרבה. יש להעביר לאחראי את סקיצת השולחנות ולתדרך לגבי ההושבה. את מנהל האירוע באותו היום יש לתזכר כי פתיחת רזרבה תיעשה רק באישור וחתימה של הנציג שמיניתם.
2. מומלץ להעביר גם לדיילות בכניסה סקיצה (שאינה שמית) וכוללת את מספר המקומות שהאולם צריך לערוך בכל שולחן+ את שמות הקבוצות שישבו בכל שולחן (חברים חתן/חברים כלה).
3. מקומות לספקים (צלם, דיג'י, להקה וכו')- בדרך כלל נותני השירות מנשנשים במהלך קבלת הפנים. לפחות לדעתי לא נדרש להקצות להם מקומות כי הם אמורים לעבוד במהלך האירוע ולא לאכול- אבל חשוב שתוודאו את העניין עם נותני השירות (במידה ויש דרישות מיוחדות).
4. תוודאו עם ההורים אם הם רוצים מקומות ישיבה קבועים, או שהם יתיישבו במקומות פנויים. ממש כמו החתן והכלה סביר להניח שההורים יסתובבו בין האורחים ויתכן ואפשר לחסוך במקומות ישיבה.
5. מה קורה אם מישהו מגיע ואין לו פתק (כי לא אישר הגעה)? מבקשים מראש מהמארחות שבמקרה כזה יכינו פתק על המקום ויכוונו את המוזמן לשולחן לפי הקירבה (הרי ברשימה שהעברתם מצוינות שמות קבוצות המוזמנים בכל שולחן).
6. את סידורי ההושבה לא מומלץ לעשות יום לפני האירוע. זה עשוי להיות אירוע מתיש שכרוך קצת בעצבים ולא כדאי לשמור אותו לרגע האחרון (אלא אם כן אין ברירה).
איך הכי נח לעשות סידורי הושבה?
1. אקסל- נח להעביר/ למחוק/לכתוב את שמות המוזמנים בשולחנות השונים.
2. למי שלא מסתדר עם אקסל או עם מחשבים- הנה שיטה נחמדה וידנית לעשות את הסידור. משרטטים את השולחנות על בריסטול גדול ומשתמשים בסימניות הצבעוניות כדי לסמן את האורחים (כדאי לסמן את "המבריזים הפוטנציאלים" בצבע שונה).
המון בהצלחה והישארו רגועים!
קרדיטים: 3 התמונות הראשונות צלומו ע"י דני קרסיקוב- צילום אהבה.
[…] את שמות האורחים ומספרי השולחנות ובכך להפוך את מלאכת סידורי ההושבה לאלגנטית ויפה. את הכרטיסים ניתן לתלות על חוטים עם […]