שני השלבים הראשונים בכל תהליך תכנון חתונה הם הכנת רשימת מוזמנים ותכנון תקציב החתונה. אופן הכנת רשימת המוזמנים משתנה מזוג לזוג או ממשפחה למשפחה. יש מי שיבחר להזמין את כל המכרים ובני הדודים הרחוקים ויש מי שיעדיף חתונה מצומצמת רק עם הקרובים ביותר. אופן תכנון התקציב המומלץ, לעומת זאת, כדאי שיהיה זהה ללא שום קשר לכמות המוזמנים.
מקורות תקציב לחתונה
שלושת מקורות התקציב העיקריים לחתונה הינם:
חסכונות של הזוג עצמו- מקור תקציבי אמין ומדויק, שניתן לעשות להכניסו לתקציב החתונה (כל עוד הוא לא משמש אתכם בשוטף).
מתנות מההורי- מקור תקציבי אמין ומוחשי במידה וההורים מחליטים להגדיר את גובה המתנה עם תחילת תהליך תכנון החתונה.
מתנות מהאורחים- מקור תקציב שלא ניתן להניח בוודאות את גובהו ולכן מומלץ תמיד להתייחס אליו בערבון מוגבל. גובהו הסופי מאוד תלוי בקרבה של מרבית האורחים לזוג, המצב הסוציאקונומי של המוזמנים, איזור גאוגרפי בו מתקיימת החתונה ועוד.
חתונות קודמות במשפחה יכולות להוות מדד סביר לגובה מתנות האורחים, אבל כאמור מדובר הנושא בעייתי. ניתן לבצע הנחה גסה בה יוכפל מספר האורחים שיגיעו בפועל בסכום כסף מוערך פר אורח, לפי המפתח הבא:
שיטת החישוב של כמות האורחים תעשה ע"פ המחשבון להתחייבות על מספר אורחים מול האולם– השיטה גורסת בגדול כי מחתונות קטנטנות (עד 150 איש) מורידים 5% מהמוזמנים, מחתנות בינוניות (עד 400 איש) מורידים 20% מהמוזמנים ומחתונות גדולות (מעל 400 איש) מורידים 30% מהמוזמנים.
בחתונות בצפון או דרום הארץ יוכפל כל אדם בסכום משוער של 270 ₪ למתנה ואילו בחתונות במרכז הארץ יוכפל כל אורח בסכום של 300 למתנה. זאת תוך התחשבות במתנות גדולות של המוזמנים הקרובים, בשילוב עם מתנות צנועות יותר של המוזמנים הרחוקים. נושא מתנות האורחים הוא אינו מדע מדויק ולכן בתהליך תכנון החתונה מוטב שלא להסתמך עליו בעיניים עצומות שכן, חלילה, אתם עלולים להיות מופתעים לרעה. מומלץ לגבות את התקציב עליו החלטתם עם כסף זמין שיש לכם מחסכונות ו/או מתנות מההורים במקרה שהמתנות מהאורחים לא יכסו את האירוע.
הסכום המוגדר
על הסכום מחליטים בהתאם למקורות התקציב שלכם ואופי החתונה בה אתם מעוניינים. חשוב מאוד להוריד מהסכום שהגדרתם כ-10% לצורכי בלת"מים (אירועים בלתי מתוכננים) למינהם שלא חסרים בחתונה: הכלה רוצה שמלה אצל מעצב יקר יותר, מתחשק לזוג לפנק את האורחים במתנות וכו'. בסופו של דבר גם אם לא תנצלו את הכסף הזה, הוא יוכל לשמש אתכם לאחר החתונה. אם כך הסכום איתו אתם יוצאים לדרך הוא הסכום המוגדר פחות 10%.
מכירים את טווחי מחירים
שלב זה מטרתו להבין מי נגד מי בעולם האירועים ובעיקר כמה צריך לשלם עבור כל שירות וספק. זהו שלב בבחינת הביצה או התרנגולת. מצד אחד, ניתן להמליץ עליו כשלב הראשוני של תכנון התקציב- הזוג בוחן ובודק מה יש לשוק להציע, מה טווח המחירים ומה התמורה. מי שלא בקיא בעולם החתונה יכול לקבל מושג כלשהו על סדרי הגודל של ההוצאות (בדרך כלל ההפתעה היא לרעה). מצד שני, הזוג לא יכול להיכנע לתכתיבים השונים ולתכנן את התקציב שלו מעל ליכולותיו הכלכליות בהשפעת הסטנדרטים בשוק. מומלץ להתאים את החתונה לתקציב ולא את התקציב לחתונה. זהו גם השלב בו גם מכירים את הנפשות הפועלות ומתחילים לגבש דעה על הספקים השונים. יתכן ואחרי השלב הזה, הזוג יחליט להגדיל מעט את התקציב שלו מתוך הבנה כי הדרישות והציפיות שלו מהאירוע עולות יותר. את הגדלת התקציב מומלץ לעשות רק על סמך תקציבים קיימים (כאמור חסכון של הזוג או מתנות ההורים) מכיוון שהגדלות תקציב מעבר ליכולת הכלכלית של הזוג עלולה לעלות בסופו של דבר ביוקר. מה בכלל נכלל בתקציב החתונה אפשר ללמוד בפוסט הבא.
איך לומדים על המחירים?
חברים ומשפחה שהתחתנו בתקופה האחרונה- מקור אמין וזמין לקבלת מושג על המחירים. שימו לב שהמחירים בעולם האירועים מאוד דינמיים ולכן תקחו בערבון מוגבל את מחיר המנה ששילם הבן דוד לפני 5 שנים.
אתרי אינטרנט להשוואת מחירים- גם בעולם החתונות קיימים אתרים שמציגים מחירים ועלויות מוערכות של נותני שירות בתחום החתונות.
פורומים וקבוצות בפייסבוק- מקורות המידע המהימנים ביותר. מדובר באנשים רגילים שדעתם אינה מוטת או מושפעת, שיכולים לספק מידע מקיף אודות הספק והעלויות שלו.
הצבת גבולות
כעת ממפים את מרכיבי האירוע השונים: אולם, דיג'י, צלם וכו', ומגדירים לכל מרכיב מחיר מקסימום אותו אתם מוכנים לשלם, זאת בהתאם לעבודת ההיכרות וההכנה שביצעתם בשטח. ניתן להיעזר בקובץ אקסל לתקציב החתונה של אניקה. שימו לב והגדירו לעצמכם היטב מה כולל כל מרכיב אירוע. האם מחיר מנה יכלול גם את הבר ועלויות ההגברה והתאורה, האם חבילת הצילום תכלול שני צלמי סטילס או אחד ועוד. עם הנתונים האלה יוצאים אל הספקים. אם הגדרתם מחיר מקסימום של 250 ₪ למנה באולם אירועים- זה יהיה הטווח העליון לפיו תבחרו לראות אולמות אירועים.
הבחירות שלכם תהינה כאלה שיענו על הצרכים שלכם מצד אחד ויעמדו במחיר שהקצבתם מצד שני. זהו משחק עדין בין עלות ותועלת ולא פעם צריך להתגמש בין האיכויות השונות למחיר. פעלו בגישה לפיה אתם מציגים לספקים ונותני השירות את התקציב שהקצבתם לאותו מרכיב בחתונה. הציגו תקציב נמוך ב-10% מהמקסימום שאתם מוכנים לשלם כדי לבדוק מה הספק יכול להציע לכם בסכום הזה ובמידת הצורך עלו למקסימום שקבעתם, אבל לא יותר. בשום פנים ואופן אל תלכו לספקים ונותני שירות שאתם יודעים מראש שהם לא עומדים בתקציב שלכם. זה יגרום למפח נפש שלכם ולבזבוז זמן יקר. יש גבול די ברור בו ניתן לנסות להתמקח ואם נותן השירות רחוק מאוד מסכום המקסימום שקבעתם, חבל על ההרגשה הלא נעימה של שני הצדדים.
לסיום, לכו עם האמת שלכם ואל תשברו אל מול מצב השוק מוקדם מדי, זכרו תמיד שיש לכם 10% מהתקציב בצד, שתוכלו להשלים לטובת פערים שאתם מתקשים לגשר עליהם. בהצלחה.
קרדיטים לתמונות: Free image courtesy of FreeDigitalPhotos.net
