אישורי הגעה מומלץ לעשות כמה שיותר קרוב ליום האירוע כדי לקבל תמונה כמה שיותר מלאה לגבי מספר האורחים שצפויים להגיע. יחד עם זאת, לרב האולם מגביל את פרק הזמן בו נדרש להחזיר תשובות לגבי מספר המנות הסופיות ולכן תקופת הזמן הממוצעת לביצוע אישורי ההגעה הוא כשבוע לפני האירוע.

אישורי הגעה

ישנם אנשים העשויים לטעון שלעשות אישורי הגעה זה לא מכובד או מיותר, אבל בעידן בו לפן הכלכלי יש תפקיד חשוב בתכנון חתונה- חשוב מאוד לוודא מראש כמה מוזמנים באמת יגיעו לחתונה אל מול כמות המנות עליהם מתחייבים  מול האולם.

על מנת לקבל תמונת מצב אמיתית לגבי הגעה או אי הגעה לחתונה מומלץ לא לשאול את המוזמנים שלך ישירות אלא ע"י צד שלישי, זאת כדי למנוע מצב של אי נעימות שבו המוזמן מאשר הגעה רק כי לא נעים לו מבעל האירוע, למרות שלאמיתו של דבר הוא לא מתכוון להגיע.

בזמן האישורים חשוב לשים לב (ולסמן ברשימות) ל: אנשים שאומרים שיגיעו אבל נשמעים מתלבטים, אנשים ש-אולי-יגיעו עם בת/בן זוג, משפחות שלא בטוחות אם יגיעו עם/בלי הילדים וכו' . אגב כחוק ,מי שאומר "אולי" בטלפון מתכוון להגיד "לא".

 

אז איך עושים?

1. חברה המספקת שירותי אישורי הגעה– ישנם ספקים המבצעים את השירות לגמרי בעצמם וכל מה שהזוג צריך לעשות הוא להעביר רשימת טלפונים של המוזמנים לחברה כאשר הוידוא הוא באחריותה. החברה  מתחייבת לבצע מספר מסוים של שיחות כדי להבטיח להשיג כל מוזמן.

היתרון: מקבלים רשימה סופית מבלי להתאמץ.

החיסרון: כלכלי- השירות הוא תוספת להוצאות החתונה.

אישורי הגעה

2. עשה זאת בעצמך– הכלה מתקשרת למוזמנים של הצד של החתן ולהיפך. הם מציגים עצמם כנציגי האולם (כפי שיתואר בהמשך).

היתרון: לא מבקשים "טובות" מאף אחד ואתם מספיק רגישים לזהות בקלות מתלבטים ו"מבריזים פוטנציאלים" למינהם.

החיסרון: (מניסיון אישי) זה לא ממש נעים לשמוע אנשים שמסרבים להגיע לאירוע של עצמך וזה גם ממש מעייף.

אישורי הגעה

3. בשביל מה יש חברים– בעידן השיחות ללא הגבלה, זו אפילו לא מעמסה כלכלית. מחלקים את הרשימה לקבוצות ומעבירים לכל חבר קבוצת מוזמנים מולם הוא יוודא הגעה. אפשר לעשות את זה בערב מרוכז של צחוקים- ותאמינו לי יש תגובות מאוד משעשעות של מוזמנים לגבי ההגעה לאירוע.

היתרון: חוסך את האי נעימות של ביצוע השיחות בעצמך ולא מעייף.

החיסרון: דורש "ליפול" על חברים ולוודא איתם שאכן ביצעו את כל השיחות הנדרשות.

אישורי הגעה

אז מה עושים?

אם החלטתם לעשות את אישורי ההגעה עצמאית ולא באמצעות חברה, מומלץ להעביר את הטלפונים למצב חסוי, על מנת שהמוזמנים שלא ענו לשיחה, לא יחזרו אליכם בזמן אחר ולא תדעו במי ובמה מדובר.

עצה שקיבלתי מבנות פורום חתונות בתפוז (היקרות) היא לא להציג את עצמכם כנציגי האולם, מכיוון שיש אנשים העשויים לשנות את דעתם לגבי ההגעה ולהתקשר לאולם כדי לעדכן סטאטוס, בזמן שלנציגי האולם האמיתיים לא יהיה מושג במה מדובר- לא נעים!

בזמן האישורים מומלץ לרשום לפניכם פרטים על האולם: כתובת, הוראות הגעה, סידורי חנייה אם יש וכו'. תמיד יהיו שאלות בנושא.

 

אז מה אומרים?

"שלום מדבר/ת _______ אני עורכת אישורי הגעה לחתונה של דנה ודני ב20/5.

האם תגיעו לחתונה?

כמה מוזמנים יגיעו?"

זו גם הזדמנות טובה למסור לאורחים מסרים מהזוג כגון: "החופה תתחיל ב20:30 בדיוק ומאוד חשוב לזוג שתהיו נוכחים "(כמובן רק אם אתם תעשו הכל כדי שהחופה תתחיל בזמן), "מומלץ להגיע חם" (אם קריר בערב באיזור האולם), "מומלץ לא לנעול עקבים דקים" (אם יש רצפת דק) וכו'.

חשוב לא לשכוח לציין את תאריך החתונה, לפעמים מוזמנים (בעיקר הרחוקים) לא זוכרים את שמות החתן והכלה אבל יצלצל להם מוכר תאריך החתונה של הבן של רחל.

חשוב לזכור: מבחינה סטטיסטית כ-10% מהמאשרים לא יגיעו לחתונה ולכן ניתן להתחייב לאולם על 10% מוזמנים פחות (כמובן שתמיד יש רזרבה).

ועכשיו אפשר לעבור לסידורי ההושבה.

 

Free image courtesy of FreeDigitalPhotos.net